Power Heat - zásady ochrany osobních údajů
1 Úvod
Soukromí fyzických osob a bezpečnost jejich osobních údajů jsou důležité pro společnosti skupiny Power Heat ("Power Heat"), které odpovídají za to, že všechny osobní údaje jsou zpracovávány správně a v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. Tyto zásady ochrany osobních údajů ("Zásady ochrany osobních údajů") jsou dokumentem o souhlasu a popisují zpracování osobních údajů společností Power Heat ve Švédsku. Proto vás žádáme, abyste si před tím, než nám poskytnete osobní údaje, pozorně přečetli Zásady ochrany osobních údajů.
V těchto Zásadách ochrany osobních údajů se společnostmi Power Heat rozumí všechny společnosti ve většinovém vlastnictví skupiny.
2 Oblast působnosti zásad ochrany osobních údajů
2.1 Na koho se zásady vztahují
Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na osoby, které jsou uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé a další zúčastněné strany. V závislosti na vašem vztahu se společností Power Heat se vás budou týkat různé kapitoly.
2.2 Na co se politika vztahuje
Tyto zásady ochrany osobních údajů upravují způsob, jakým společnost Power Heat shromažďuje a zpracovává osobní údaje pro své nabídky. Zásady rovněž upravují nakládání s osobními údaji u subjektů, s nimiž má společnost Power Heat obchodní vztah, jako jsou dodavatelé a zákazníci.
3 Zpracování osobních údajů
Nakládání společnosti Power Heat s osobními údaji je popsáno níže na základě vašeho vztahu se společností Power Heat.
3.1 Pro uchazeče o zaměstnání a zaměstnance
3.1.1 Účely zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány pouze pro účely a cíle popsané v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.
Pokud se rozhodnete nám některé osobní údaje neposkytnout, může to mít vliv na poskytování služeb.
Společnost Power Heat zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování služby nebo pro další účely uvedené níže. To platí i pro citlivé osobní údaje.
Společnost Power Heat zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců, aby mohla:
(a) poskytovat službu zákazníkům společnosti Power Heat a nabídnout vám možnost zapojit se do této služby;
(b) řízení našeho vztahu s vámi;
(c) řešit případy údajné diskriminace, řešit spory a stížnosti proti vám nebo zákazníkům a dodavatelům společnosti Power Heat; a
(d) provádění interních demografických studií a optimalizace provozu společnosti Power Heat.
3.1.2 Osobní údaje
Přijetím těchto Zásad ochrany osobních údajů souhlasíte s tím, aby společnost Power Heat zpracovávala vaše osobní údaje v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Pokud s takovým zpracováním nesouhlasíte, neměli byste nám osobní údaje poskytovat.
Níže naleznete informace o tom, jaké osobní údaje společnost Power Heat zpracovává a jakým způsobem může společnost Power Heat tyto údaje získávat.
3.1.2.1 Uchazeči o zaměstnání
Osobní údaje, které společnost Power Heat zpracovává o vás jako o uchazeči o zaměstnání, vycházejí z informací, které jste společnosti Power Heat sami poskytli prostřednictvím webu nebo při kontaktu se zaměstnanci společnosti Power Heat. Společnost Power Heat nebude zpracovávat vaše osobní údaje bez vašeho předchozího souhlasu s přijetím zásad ochrany osobních údajů společnosti Power Heat.
Společnost Power Heat vás také může požádat o poskytnutí dalších osobních údajů, ale v takových případech to výslovně povolíte. Na takové osobní údaje poskytnuté/zpracovávané na základě zvláštního povolení se rovněž vztahují tyto zásady ochrany osobních údajů.
3.1.2.2 Zaměstnanci
Osobní údaje, které o vás budeme zpracovávat, se kromě údajů uvedených v bodě 3.1.2.1 (uchazeč o zaměstnání) skládají mimo jiné z kontaktních údajů příbuzných, údajů o platu a účtu.
Společnost Power Heat může potřebovat zpracovávat také vaše citlivé osobní údaje, například údaje o vašem zdravotním stavu. Údaje o zdravotním stavu může být například nutné zpracovat, aby společnost Power Heat mohla plnit své povinnosti zaměstnavatele.
3.1.3 Ukládání osobních údajů
Doba uchovávání osobních údajů závisí na tom, o jaké osobní údaje se jedná, a na účelu jejich zpracování. Obecně platí, že společnost Power Heat uchovává osobní údaje týkající se:
(a) údaje týkající se procesu podávání žádostí a náboru, v běžném roce za poslední činnost a poté za dva (2) roky;
(b) pracovní smlouvy na běžný rok a deset (10) let poté;
smlouvy se zákazníky a dodavateli a údaje o obchodních událostech, jako jsou údaje o časových výkazech, účastnících, úkolech, odměnách, fakturách, prohlášeních, finančních výkazech, a to po dobu trvání smlouvy a poté po dobu deseti (10) let a
(d) kontrolní údaje, a to až do ukončení penzijních závazků společnosti Power Heat.
3.2 Pro vás jako zákazníka nebo dodavatele
3.2.1 Účely zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány pouze pro účely a k účelům popsaným v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. Pokud se rozhodnete nám určité osobní údaje neposkytnout, může to mít vliv na poskytování služeb/produktů, které společnost Power Heat nabízí. Společnost Power Heat zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu, v jakém je takové zpracování nezbytné pro službu/produkt a pro služby/produkty, které společnosti Power Heat poskytují dodavatelé, nebo pro další účely uvedené níže. To platí i pro citlivé osobní údaje.
Společnost Power Heat zpracovává osobní údaje zaměstnanců zákazníků a dodavatelů za účelem:
(a) budete mít přístup ke službě/produktu nebo budete moci společnosti Power Heat poskytovat jiné služby/produkty;
(b) řízení našeho vztahu s vámi;
(c) aby společnost Power Heat mohla spravovat své závazky vůči vám nebo dotyčné osobě, řešit případy údajné diskriminace, řešit spory a stížnosti a;
(d) umožnit budoucí obchodní vztahy.
3.2.2 Osobní údaje
Přijetím těchto Zásad ochrany osobních údajů souhlasíte s tím, aby společnost Power Heat případně zpracovávala osobní údaje vašich zaměstnanců a/nebo dodavatelů v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Rovněž potvrzujete, že jste před udělením souhlasu získali od všech příslušných osob povolení ke zpracování osobních údajů společností Power Heat v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů.
Společnost Power Heat může rovněž požádat jednotlivce o poskytnutí dalších osobních údajů, než které jsou uvedeny níže. Na takové osobní údaje poskytnuté/zpracovávané na základě zvláštního oprávnění se rovněž vztahují tyto Zásady ochrany osobních údajů.
3.2.2.1 Zákazníci
Společnost Power Heat může zpracovávat osobní údaje kontaktních osob. Tyto údaje zahrnují jméno, adresu, e-mailovou adresu, pozici, povinnosti a další údaje nezbytné pro poskytování a sledování služby/produktu a pro umožnění budoucích obchodních vztahů.
3.2.2.2 Dodavatelé
Společnost Power Heat může zpracovávat osobní údaje kontaktních osob a dalších zaměstnanců.
Tyto osobní údaje zahrnují mimo jiné údaje uvedené v oddílech 3.2.2.1 (zákazníci) a 3.1.2.1 (uchazeči o zaměstnání) a další údaje nezbytné pro poskytování a sledování služby/produktu, zajištění řádného poskytování služeb a produktů společnosti Power Heat a umožnění budoucích obchodních vztahů.
3.2.3 Ukládání osobních údajů
Doba uchovávání osobních údajů závisí na tom, o jaké osobní údaje se jedná, a na účelu jejich zpracování. Společnost Power Heat neukládá osobní údaje po dobu delší, než je nezbytné s ohledem na účely, pro které byly shromážděny, pokud zákon nestanoví jinak. Informace, které jako dodavatel poskytnete/předáte nebo které společnost Power Heat zaregistruje v obchodním systému společnosti Power Heat, budou po schválení vámi nebo dotčenou osobou uchovávány po dobu, kdy je příslušný obchodní systém aktivní, nebo po dobu trvajícího smluvního vztahu. Obecně platí, že společnost Power Heat bude ukládat osobní údaje, které se vyskytují v:
(a) postupy podávání žádostí a náboru, v běžném roce pro poslední činnost a poté po dobu dvou (2) let;
(b) smlouvy se zákazníky a dodavateli a údaje o obchodních událostech, jako jsou údaje o časových přehledech, účastnících, úkolech, odměnách, fakturách, prohlášeních, finančních výkazech, a to po dobu trvání smlouvy a poté po dobu deseti (10) let.
4 Ochrana osobních údajů
Společnost Power Heat zavedla vhodná technická a organizační opatření na ochranu osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, pozměněním a zničením. Abychom zajistili bezpečné a důvěrné zpracování osobních údajů, používáme datové sítě, které jsou odolné proti vniknutí, včetně firewallů a standardní ochrany heslem. Abychom zajistili integritu osobních údajů, které nám poskytnete prostřednictvím internetu, můžeme při přenosu těchto osobních údajů přes internet na naše servery používat šifrovací technologii.
Zaměstnanci a dodavatelé společnosti Power Heat jsou vázáni smlouvami o mlčenlivosti a jsou povinni dodržovat pravidla bezpečnosti informací a IT společnosti Power Heat, tyto zásady ochrany osobních údajů a další interní předpisy, které dále upravují zpracování osobních údajů.
5 Sdílení osobních údajů v rámci skupiny
Společnost Power Heat může sdílet osobní údaje získané od uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců, zákazníků a zaměstnanců dodavatelů se všemi společnostmi v rámci skupiny Power Heat za účelem poskytování služeb a produktů. Sdílení je nezbytné pro rychlé a efektivní navázání nových obchodních vztahů.
Obecně platí, že citlivé osobní údaje nejsou mezi společnostmi skupiny Power Heat sdíleny. Před jakýmkoli sdílením citlivých osobních údajů společnost Power Heat vždy posoudí, zda je takové sdílení nezbytné pro účel, pro který byly citlivé osobní údaje shromážděny, a zda je ke sdílení zapotřebí dodatečný souhlas nebo zda existuje právní opora pro sdílení osobních údajů. Předpokladem sdílení osobních údajů mezi společnostmi ve skupině Power Heat je, že probíhá v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a příslušnými právními předpisy o osobních údajích.
6 Sdílení osobních údajů mimo skupinu
Společnost Power Heat neprodává, nezveřejňuje ani nešíří osobní údaje třetím stranám, s výjimkou případů uvedených v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. V rámci služby/produktu mohou být osobní údaje zpřístupněny zákazníkovi společnosti Power Heat, dodavatelům, subdodavatelům a partnerům, pokud je to nezbytné pro výkon a poskytování služby/produktu. Společnost Power Heat může vaše osobní údaje zpřístupnit také dalším třetím stranám, např.
dodavatelé společnosti Power Heat pro naše podnikání, například pro správu mezd, technickou podporu, provoz IT systémů, nebo
dodavatelé.
Dále můžeme osobní údaje zveřejnit, pokud jsme k tomu povinni na základě platných právních předpisů, soudního příkazu nebo pokud je takové zveřejnění jinak nezbytné pro pomoc při právním vyšetřování. V případě, že společnost Power Heat projde reorganizací, fúzí nebo prodejem, můžeme osobní údaje předat příslušné třetí straně za předpokladu, že se tato třetí strana zaváže zpracovávat osobní údaje v souladu s těmito zásadami ochrany osobních údajů.
7 Správce údajů
Power Heat Piping South AB, 556922-7530
Power Heat Plastic Sweden AB, 559025-0055
jsou správci údajů, kteří zpracovávají vaše osobní údaje, a odpovídají za to, že toto zpracování probíhá v souladu s platnými právními předpisy.
8 Power Heat jako zpracovatel osobních údajů
Společnost Power Heat je správcem osobních údajů společnosti Power Heat, ale mohou nastat situace, kdy společnost Power Heat není správcem údajů, ale pouze zpracovatelem údajů pro třetí stranu. Pokud společnost Power Heat zpracovává osobní údaje jako zpracovatel údajů, činí tak jménem třetí strany a společnost Power Heat je pak vázána pokyny, které obdržela od správce údajů. V těchto situacích společnost Power Heat nemůže zaručit, že takové zpracování bude probíhat v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů, ale společnost Power Heat vždy zajistí, aby zpracování probíhalo v souladu s platnými právními předpisy a pokud možno v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů.
9 Vaše práva
Jako fyzická osoba máte právo jednou za kalendářní rok po podání písemné podepsané žádosti společnosti Power Heat na výše uvedené adrese (v části "Správce osobních údajů") bezplatně získat informace o osobních údajích, které o vás společnost Power Heat zpracovává, a informace o rozsahu a účelu tohoto zpracování. Jako fyzická osoba máte rovněž právo kdykoli požádat o zablokování, vymazání nebo opravu svých osobních údajů. Vždy máte právo odvolat udělený souhlas a oznámit nám, že nesouhlasíte s dalším zpracováním svých osobních údajů.
10 Změny těchto zásad ochrany osobních údajů
Společnost Power Heat si vyhrazuje právo tyto zásady ochrany osobních údajů čas od času upravit. Datum poslední změny je uvedeno na konci Zásad ochrany osobních údajů. Pokud provedeme jakékoli změny Zásad ochrany osobních údajů, zveřejníme tyto změny na webových stránkách. Doporučujeme vám proto, abyste si tyto Zásady ochrany osobních údajů pravidelně četli, abyste se seznámili s případnými změnami. Pokud změníme Zásady ochrany osobních údajů způsobem, který se bude výrazně lišit od toho, co bylo uvedeno při získání vašeho souhlasu, budeme vás o těchto změnách informovat a v případě potřeby vás požádáme o opětovné udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů společností Power Heat.
11 Kontaktujte nás
Pokud máte jakékoli dotazy týkající se těchto zásad ochrany osobních údajů nebo našeho používání vašich osobních údajů, kontaktujte nás prosím na adrese. info@powerheat.se.