Power Heat - tietosuojakäytäntö

1 Johdanto

Yksilöiden yksityisyys ja heidän henkilötietojensa turvallisuus on tärkeää Power Heat -konserniin ("Power Heat") kuuluville yrityksille, jotka ovat vastuussa siitä, että kaikkia henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä tietosuojakäytäntö ("Tietosuojakäytäntö") on suostumusasiakirja, ja siinä kuvataan Power Heat Ruotsissa henkilötietojen käsittelyä. Siksi pyydämme sinua lukemaan tietosuojakäytännön huolellisesti, ennen kuin jaat henkilötietoja kanssamme.

Tässä tietosuojakäytännössä Power Heat -yhtiöillä tarkoitetaan kaikkia konsernin enemmistöomistuksessa olevia yhtiöitä.

2 Tietosuojaselosteen soveltamisala

2.1 Toimintaperiaatteiden soveltamisala

Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan henkilöihin, jotka ovat työnhakijoita, työntekijöitä, asiakkaita, toimittajia ja muita sidosryhmiä. Eri luvut koskevat sinua sen mukaan, mikä on suhteesi Power Heatiin.

2.2 Mitä politiikka koskee

Tämä tietosuojakäytäntö sääntelee sitä, miten Power Heat kerää ja käsittelee henkilötietoja tarjoamiemme palveluiden osalta. Käytäntö sääntelee myös henkilötietojen käsittelyä niiden osapuolten osalta, joiden kanssa Power Heat on liikesuhteessa, kuten toimittajien ja asiakkaiden osalta.

3 Henkilötietojen käsittely

Power Heat käsittelee henkilötietoja jäljempänä sen mukaan, mikä on suhteesi Power Heatiin.

3.1 Työnhakijoille ja työntekijöille

3.1.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin ja tavoitteisiin.

Jos päätät olla antamatta meille tiettyjä henkilötietoja, tämä voi vaikuttaa palveluun.

Power Heat käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen palvelun tarjoamiseksi tai muihin jäljempänä mainittuihin tarkoituksiin. Tämä koskee myös arkaluonteisia henkilötietoja.

Power Heat käsittelee työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietoja voidakseen:

(a) tarjota palvelua Power Heatin asiakkaille ja tarjota sinulle mahdollisuutta osallistua palveluun;
(b) hallinnoida suhdettamme sinuun;
(c) käsitellä väitettyjä syrjintätapauksia, hallita sinua tai Power Heatin asiakkaita ja toimittajia koskevia riitoja ja valituksia; ja
(d) sisäisten demografisten tutkimusten tekeminen ja Power Heatin toiminnan optimointi.

3.1.2 Henkilötiedot

Hyväksymällä tämän tietosuojakäytännön annat suostumuksesi siihen, että Power Heat käsittelee henkilötietojasi tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Jos et anna suostumustasi tällaiseen käsittelyyn, sinun ei pidä antaa meille henkilötietoja.

Alla on tietoa siitä, millaisia henkilötietoja Power Heat käsittelee ja miten Power Heat voi saada/kerätä näitä tietoja.

3.1.2.1 Työnhakijat

Henkilötiedot, joita Power Heat käsittelee sinusta työnhakijana, perustuvat tietoihin, jotka itse annat Power Heatille internetin kautta tai ottamalla yhteyttä Power Heatin työntekijöihin. Power Heat ei käsittele henkilötietojasi ilman ennakkolupaa, jonka annat hyväksymällä Power Heatin tietosuojakäytännön.

Power Heat voi myös pyytää sinua toimittamaan muita henkilötietoja, mutta tällöin sinun on annettava siihen erityinen lupa. Tällaiset erityisellä luvalla annetut/käsitellyt henkilötiedot kuuluvat myös tämän tietosuojakäytännön piiriin.

3.1.2.2 Työntekijät

Henkilötiedot, joita käsittelemme sinusta, koostuvat kohdassa 3.1.2.1 (Työnhakija) mainittujen tietojen lisäksi muun muassa sukulaisten yhteystiedoista, palkka- ja tilitiedoista.

Power Heat saattaa myös joutua käsittelemään arkaluonteisia henkilötietojasi, kuten terveystietojasi. Terveystietoja voidaan joutua käsittelemään esimerkiksi siksi, että Power Heat voi täyttää velvollisuutensa työnantajana.

3.1.3 Henkilötietojen tallentaminen

Henkilötietojen säilytysaika riippuu kyseisistä henkilötiedoista ja niiden käsittelyn tarkoituksesta. Yleissääntönä Power Heat säilyttää henkilötietoja, jotka liittyvät seuraaviin seikkoihin:

(a) haku- ja rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot kuluvana vuonna viimeisen toiminnan osalta ja sen jälkeen kahden (2) vuoden ajan;
(b) työsopimukset kuluvalta vuodelta ja kymmenen (10) vuotta sen jälkeen;
asiakas- ja toimittajasopimukset ja liiketoimintatapahtumia koskevat tiedot, kuten tiedot työaikakirjanpidosta, osallistujista, toimeksiannoista, palkkioista, laskuista, ilmoituksista ja tilinpäätöksistä sopimuksen voimassaoloaikana ja sen jälkeen kymmenen (10) vuoden ajan; ja
(d) valvontatiedot Power Heatin eläkevelvoitteiden päättymiseen saakka.

3.2 Sinulle asiakkaana tai toimittajana

3.2.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin ja tarkoituksiin. Jos päätät olla antamatta meille tiettyjä henkilötietoja, se voi vaikuttaa Power Heat -yhtiön tarjoaman palvelun/tuotteen tarjoamiseen. Power Heat käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin käsittely on tarpeen palvelun/tuotteen ja toimittajien Power Heatille tarjoamien palvelujen/tuotteiden kannalta tai muihin jäljempänä mainittuihin tarkoituksiin. Tämä koskee myös arkaluonteisia henkilötietoja.

Power Heat käsittelee asiakkaiden ja tavarantoimittajien työntekijöiden henkilötietoja, jotta:

(a) voit käyttää palvelua/tuotetta tai tarjota muita palveluja/tuotteita Power Heatille;
(b) hallinnoida suhdettamme sinuun;
(c) jotta Power Heat voi hoitaa velvollisuuksiaan sinua tai asianomaista henkilöä kohtaan, hoitaa väitettyjä syrjintätapauksia, hoitaa riitoja ja valituksia; ja;
(d) mahdollistaa tulevat liikesuhteet.

3.2.2 Henkilötiedot

Hyväksymällä tämän tietosuojakäytännön annat suostumuksesi siihen, että Power Heat käsittelee tarvittaessa työntekijöitesi ja/tai toimittajiesi henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Vahvistat myös, että ennen suostumuksesi antamista olet saanut kaikilta asianomaisilta henkilöiltä luvan siihen, että Power Heat käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Power Heat voi myös pyytää henkilöltä muita kuin jäljempänä mainittuja henkilötietoja. Tällaiset erityisvaltuutuksella annetut/käsitellyt henkilötiedot ovat myös tämän tietosuojakäytännön alaisia.

3.2.2.1 Asiakkaat

Power Heat voi käsitellä yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite, asema, vastuualueet ja muut tiedot, jotka ovat tarpeen palvelun/tuotteen tarjoamiseksi ja seuraamiseksi sekä tulevien liikesuhteiden mahdollistamiseksi.

3.2.2.2 Toimittajat

Power Heat voi käsitellä yhteyshenkilöiden ja muiden työntekijöiden henkilötietoja.

Tällaisia henkilötietoja ovat muun muassa kohdissa 3.2.2.1 (asiakkaat) ja 3.1.2.1 (työnhakijat) mainitut tiedot sekä muut tiedot, jotka ovat tarpeen palvelun/tuotteen tarjoamiseksi ja valvomiseksi, palveluiden ja tuotteiden asianmukaisen toimittamisen varmistamiseksi Power Heatille ja tulevien liikesuhteiden mahdollistamiseksi.

3.2.3 Henkilötietojen tallentaminen

Se, kuinka kauan henkilötietoja säilytetään, riippuu kyseisistä henkilötiedoista ja niiden käsittelyn tarkoituksesta. Power Heat ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten ne on kerätty, ellei laissa toisin säädetä. Tiedot, jotka sinä toimittajana annat/välität tai jotka Power Heat rekisteröi Power Heatin liiketoimintajärjestelmään sinun tai asianomaisen henkilön suostumuksella, säilytetään niin kauan kuin kyseinen liiketoimintajärjestelmä on aktiivinen tai meneillään olevan sopimussuhteen ajan. Yleissääntönä Power Heat tallentaa henkilötiedot, jotka esiintyvät:

(a) haku- ja rekrytointiprosessit kuluvana vuonna viimeisen toiminnan osalta ja sen jälkeen kahden (2) vuoden ajan;
(b) asiakas- ja toimittajasopimukset ja liiketoimintatapahtumia koskevat tiedot, kuten työaikatauluja, osallistujia, toimeksiantoja, korvauksia, laskuja, ilmoituksia ja tilinpäätöksiä koskevat tiedot, sopimuksen voimassaoloaikana ja sen jälkeen kymmenen (10) vuoden ajan.

4 Henkilötietojen suojaaminen

Power Heat on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, väärinkäytöltä, luvattomalta pääsyltä, paljastamiselta, muuttamiselta ja tuhoamiselta. Varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään turvallisella ja luottamuksellisella tavalla, käytämme tietoverkkoja, jotka ovat tunkeutumisen estäviä, mukaan lukien palomuurit ja alan standardien mukainen salasanasuojaus. Varmistaaksemme Internetin kautta antamiesi henkilötietojen eheyden saatamme käyttää salaustekniikkaa, kun siirrämme henkilötietoja Internetin kautta palvelimillemme.

Power Heatin työntekijöitä ja toimittajia sitovat salassapitosopimukset, ja heidän on noudatettava Power Heatin tieto- ja tietoturvasääntöjä, tätä tietosuojakäytäntöä ja muita sisäisiä määräyksiä, joilla säännellään henkilötietojen käsittelyä.

5 Henkilötietojen jakaminen konsernin sisällä

Power Heat voi jakaa työnhakijoista, työntekijöistä, asiakkaista ja tavarantoimittajien työntekijöistä saatuja henkilötietoja kaikkien Power Heat -konserniin kuuluvien yritysten kanssa palvelujen ja tuotteiden tarjoamiseksi. Jakaminen on tarpeen uusien liikesuhteiden avaamiseksi nopeasti ja tehokkaasti.

Arkaluonteisia henkilötietoja ei pääsääntöisesti jaeta Power Heat -konsernin yritysten välillä. Ennen arkaluonteisten henkilötietojen jakamista Power Heat arvioi aina, onko jakaminen tarpeen sen tarkoituksen kannalta, jota varten arkaluonteiset henkilötiedot kerättiin, ja tarvitaanko jakamiseen lisäsuostumusta tai onko henkilötietojen jakamiselle oikeudellista tukea. Henkilötietojen jakamisen edellytyksenä Power Heat -konsernin yritysten välillä on, että se tapahtuu tämän tietosuojakäytännön ja asiaankuuluvan henkilötietolainsäädännön mukaisesti.

6 Henkilötietojen jakaminen konsernin ulkopuolelle

Power Heat ei myy, luovuta tai levitä henkilötietoja kolmansille osapuolille, ellei tässä tietosuojakäytännössä toisin määrätä. Palvelun/tuotteen puitteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa Power Heat -asiakkaalle, toimittajille, alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jos se on tarpeen palvelun/tuotteen suorittamiseksi ja tarjoamiseksi. Power Heat voi myös luovuttaa henkilötietojasi muille kolmansille osapuolille, kuten

Power Heatin toimittajat liiketoimintaamme varten, esimerkiksi palkanlaskennan hallinnointiin, tekniseen tukeen, IT-järjestelmien toimintaan, tai
toimittajat.

Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja, jos meitä vaaditaan tekemään niin sovellettavan lain tai tuomioistuimen määräyksen nojalla tai jos luovuttaminen on muutoin tarpeen oikeudellisen tutkinnan avustamiseksi. Jos Power Heat joutuu uudelleenorganisoinnin, fuusion tai myynnin kohteeksi, voimme siirtää henkilötietoja asianomaiselle kolmannelle osapuolelle edellyttäen, että kolmas osapuoli sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

7 Rekisterinpitäjä

Power Heat Piping South AB, 556922-7530
Power Heat Plastic Sweden AB, 559025-0055
ovat henkilötietojesi käsittelyn rekisterinpitäjiä ja vastuussa siitä, että käsittely tapahtuu sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

8 Power Heat henkilötietojen käsittelijänä

Power Heat on Power Heatin henkilötietojen rekisterinpitäjä, mutta voi olla tilanteita, joissa Power Heat ei ole rekisterinpitäjä vaan ainoastaan kolmannen osapuolen tietojen käsittelijä. Kun Power Heat käsittelee henkilötietoja henkilötietojen käsittelijänä, se tekee sen kolmannen osapuolen puolesta, ja Power Heatia sitovat tällöin ohjeet, jotka Power Heat on saanut rekisterinpitäjältä. Näissä tilanteissa Power Heat ei voi taata, että käsittely tapahtuu tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, mutta Power Heat varmistaa aina, että käsittely tapahtuu sovellettavan lainsäädännön ja mahdollisuuksien mukaan tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

9 Sinun oikeutesi

Sinulla on yksityishenkilönä oikeus saada kerran kalenterivuodessa Power Heatille yllä olevaan osoitteeseen (kohdassa "Henkilötietojen rekisterinpitäjä") osoitetun kirjallisen ja allekirjoitetun pyynnön jälkeen tietoa Power Heatin sinusta käsittelemistä henkilötiedoista sekä tietoa tällaisen käsittelyn laajuudesta ja tarkoituksesta. Sinulla on yksityishenkilönä myös oikeus pyytää meitä milloin tahansa estämään, poistamaan tai oikaisemaan henkilötietosi. Sinulla on aina oikeus peruuttaa annettu suostumus ja ilmoittaa meille, että vastustat henkilötietojesi jatkokäsittelyä.

10 Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Power Heat pidättää oikeuden tarkistaa tätä tietosuojakäytäntöä aika ajoin. Viimeisimmän muutoksen päivämäärä on ilmoitettu tietosuojakäytännön lopussa. Jos teemme muutoksia tietosuojakäytäntöön, julkaisemme nämä muutokset verkkosivustolla. Siksi sinua kehotetaan lukemaan tämä tietosuojakäytäntö säännöllisesti, jotta olet tietoinen mahdollisista muutoksista. Jos muutamme tietosuojakäytäntöä tavalla, joka poikkeaa merkittävästi siitä, mitä ilmoitettiin, kun suostumuksesi kerättiin, ilmoitamme sinulle näistä muutoksista ja pyydämme sinua tarvittaessa antamaan uudelleen suostumuksesi Power Heatin henkilötietojen käsittelyyn.

11 Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai henkilötietojesi käytöstä, ota meihin yhteyttä osoitteeseen info@powerheat.se.